ČPS Český plynárenský svaz
Czech Gas Association

Metodika prvotního ověřování shody

Grémium pro certifikaci organizací vykonávajících podnikatelskou činnost v oblasti montáží a oprav plynárenských zařízení (dále jen Grémium)

Metodika prvotního ověřování shody certifikačního procesu před zahájením činnosti certifikačních orgánů v systému certifikace organizací

V návaznosti na článek II. bod 6. svého Statutu Grémium vydává následující metodiku, kterou se ověřuje shoda certifikačního procesu s požadavky Grémia před zahájením činnosti každého certifikačního orgánu v systému certifikace organizací a na jeho počátku:

 A. Před zahájením činnosti nového certifikačního orgánu

1.  Nový certifikační orgán žádající o vstup do systému certifikace organizací (dále jen „žadatel“) ve své písemné žádosti uvede své základní identifikační údaje a dále též rozsah certifikačních programů, na něž bude chtít vydávat certifikáty. Grémium na základě této žádosti ustanoví nestrannou tříčlennou přezkumnou komisi v následujícím složení:
   • jeden zástupce (člen Grémia) za zájmovou skupinu držitelů licencí na přepravu plynu, distribuci plynu nebo uskladňování plynu;
   • jeden zástupce (člen Grémia) za zájmovou skupinu profesní sdružení montážních organizací (asociace);
   • jeden zástupce z technické komise.
   Členem přezkumné komise nesmí být pracovník jiného certifikačního orgánu.
2. Grémium musí žadateli písemně do tří týdnů od obdržení žádosti oznámit složení přezkumné komise. Žadatel má právo požádat o výměnu člena komise, pokud věrohodně prokáže, že by se u něj mohlo jednat o střet zájmů. Svou žádost včetně zdůvodnění předá Grémiu do 14 dnů od obdržení oznámení o složení komise a Grémium do dalších 14 dní od obdržení žádosti stanoví jiného člena přezkumné komise. Členové komise jsou vázáni mlčenlivostí.
3. Po ustanovení komise si tajemník Grémia vyžádá od žadatele dokumentaci certifikačního orgánu uvedenou pod bodem A) dokumentu Grémia „Požadavky na certifikační orgány v systému certifikace organizací“, která musí být dodána tajemníkovi do 14 dní od obdržení jeho požadavku. Tajemník bez zbytečného odkladu zajistí distribuci všem členům komise.
4. Přezkumná komise musí nejpozději do 30 dnů od doručení dokumentů žadatele tyto posoudit, zda splňují veškeré požadavky Grémia. Ve svém písemném vyjádření komise uvede, zda předloženou dokumentaci akceptuje nebo odmítá. V odmítnutí musí náležitě odůvodnit, proč je ten který dokument přezkumnou komisí odmítnut a stanoví přiměřenou lhůtu na jeho přepracování.
5. Do dvou týdnů po akceptování dokumentace certifikačního orgánu provede přezkumná komise místní šetření, při kterém zejména:
   a) prověří originály dokumentace (jejich autenticitu) a originály ostatních dokladů, které byly k žádosti přiloženy v kopii;
   b) přezkoumá celý proces certifikace, který žadatel předvede na fiktivním vzorku certifikované organizace.

B. Při prvním certifikačním auditu prováděném ověřovaným certifikačním orgánem

1. Po úspěšném ověření shody dle bodu A. této metodiky proběhne první audit certifikované organizace. Při tomto prvním auditu se přezkumná komise zúčastní všech kroků auditu a prověří, zda žadatel postupuje v souladu se svou řízenou dokumentací.
2. Pokud komise zjistí neshodu v procesu certifikace, proces ověřovaní žadatele se zastaví a může pokračovat teprve po odstranění závad.
3. Přezkumná komise musí nejpozději do dvou týdnů od provedení prvního auditu certifikované organizace zpracovat výsledný protokol a zaslat jej žadateli, předsedovi a tajemníkovi Grémia. Tajemník Grémia po dohodě s předsedou Grémia svolá jednání Grémia a to nejdříve za čtrnáct dní, na němž bude projednán celkový výsledek ověření shody. Podle povahy zjištěných skutečností je možné svolat jednání Grémia i „per rollam“ a to pro případy, kdy komise ve svém protokolu konstatuje shodu certifikačního procesu žadatele s požadavky Grémia.
4. Žadatel má právo se vyjádřit k protokolu přezkumné komise a své stanovisko zaslat nejpozději do dvou týdnů tajemníkovi Grémia.
5. Grémium na svém zasedání projedná výsledný protokol přezkumné komise a případné stanovisko žadatele k němu. Na základě hlasování vydá své rozhodnutí, v němž konstatuje shodu nebo neshodu s požadavky Grémia. Toto rozhodnutí zasílá žadateli tajemník Grémia.
6. Žadatel smí udělit auditované certifikované organizaci certifikát teprve na základě rozhodnutí Grémia, v němž je konstatována shoda s jeho požadavky a tímto rozhodnutím žadatel vstupuje do systému certifikace organizací.
7. Proti rozhodnutí Grémia se lze odvolat k jeho předsedovi a to ve lhůtě třiceti dní po jeho obdržení.

Schváleno Grémiem na jeho zasedání dne: 11. října 2010